QuoteManager: Wat is het en waarom heb je het nodig?

Dankzij de technologische vooruitgang leven we nu in een wereld waarin het gemakkelijker dan ooit is om met iedereen te communiceren, waar dan ook. In het bedrijfsleven hebben nieuwe en snellere communicatiepraktijken geleid tot de opkomst van multinationale ondernemingen en hebben ze nieuwe uitdagingen gecreëerd als het gaat om productiviteit en teamwerk. In veel moderne bedrijven zijn werknemers niet altijd op dezelfde tijd op dezelfde plaats, zijn er misschien meerdere kantoren in verschillende landen, of werken mensen misschien thuis... Hoe kunnen we er in deze omstandigheden voor zorgen dat iedereen op de hoogte is van de laatste projecten?

Als je erover nadenkt, om de efficiëntie van een geografisch verspreid team te optimaliseren, heb je behalve een aardige baas eigenlijk maar drie dingen nodig: 1/ een manier waarop je teamleden met elkaar kunnen praten en kunnen bijhouden wat er wordt gezegd 2 / een gesynchroniseerde gedeelde gegevensopslagruimte voor teamleden om toegang te krijgen tot bestanden en 3 / een taakbeheersysteem dat statusupdates en andere belangrijke informatie verstrekt aan toegewezen teamleden.

Deze dingen, afzonderlijk, bestaan natuurlijk al. Maar wat als we je vertellen dat we bij 4BIS een stuk software hebben ontwikkeld dat alle drie de aspecten combineert? QuoteManager is een zeer nuttige tool die de interne communicatie van uw bedrijf stroomlijnt en de productiviteit en het comfort van uw werknemers maximaliseert door alles wat ze moeten weten over een project te centraliseren op één duidelijk, gebruiksvriendelijk platform.

Quote Manager en Silver Tiger Logistics, het succesverhaal

Silver Tiger Logistics (STL) is een aanbieder van logistieke diensten die de gehele toeleveringsketen bestrijken, van ladingplanning en magazijntoezicht tot het begeleiden van de zending op locatie en aan boord. Het bedrijf beheert luchtvracht, grondvracht en zeevracht met een basisnetwerk over de hele wereld en belangrijke hubkantoren in de VS, het VK en Nederland. STL zorgt voor hoogwaardige zorg en volledige transparantie in de hele keten, wat de belangrijkste reden is waarom het de toewijding en loyaliteit heeft verworven van high-end klanten, zoals grote farmaceutische bedrijven, fabrikanten van originele uitrusting of leveranciers van luxe auto's.

Een paar jaar geleden kwam Silver Tiger Logistics bij ons met een probleem: in feite behandelden ze vracht sneller dan dat ze er daadwerkelijk over communiceerden met alle betrokkenen op het werk. En niemand heeft tijd om uren aan de telefoon te hangen om bij Linda te controleren of Brad haar heeft verteld dat Cliënt Smith Sophie had geschreven over de informatie die Jason hem had gegeven... je snapt het.

Dus stroopten we onze mouwen op en gingen aan de slag om STL de technische oplossing te bieden die ze nodig hadden voor betere bedrijfsprestaties. Tegenwoordig maken veel STL-medewerkers dagelijks gebruik van QuoteManager. We zijn net trotse mummies, die zien dat onze eigen zelfgemaakte technologie het goed doet en de operationele processen van het bedrijf volledig hervormen.

Hoe het werkt is uiterst eenvoudig. Eerst logt de gebruiker in op het QuoteManager-platform en belandt op zijn dashboard, waar hij alle offertes vindt die door hem of zijn collega's zijn vermeld.

Wanneer een gebruiker een nieuwe offerte aanmaakt om een marktonderzoek te beantwoorden, kent QuoteManager daaraan een uniek traceernummer toe en maakt automatisch een map aan met hetzelfde offertenummer in een gedeelde e-mailbox. Vanaf nu kan iedereen in het team, waar ze zich ook bevinden, alle communicatie-uitwisselingen met betrekking tot die offerte opvolgen. Het QuoteManager-platform is geïntegreerd met Office 365 en Dropbox, waarmee gebruikers bestanden in een offertemap kunnen maken, uploaden, opslaan, downloaden of wijzigen. Zodra een offerte een concreet project wordt, wordt alle benodigde documentatie verzameld in die ene map: verzenddocumenten, facturen, kentekenpapieren, klantinformatie, enz.

Geweldig, toch? Maar wacht, er is meer!

Voor elke offerte kan de gebruiker de status van het project wijzigen: "offerte" betekent dat het project nog wordt onderhandeld met de klant, "job" betekent dat de zending in uitvoering / onderweg is, "in afwachting" betekent dat het wachten op betaling... Ook kunnen offertes worden gearchiveerd, bijvoorbeeld als de klant twijfelt of de dienst uitstelt, en later weer openen als de klant terugkomt. Met een simpele filterzoekopdracht kan de gebruiker gemakkelijk offertes terugvinden dankzij de traceernummers of met de naam van de klant, de landen of producten in kwestie.

We hebben QuoteManager gebouwd voor Silver Tiger Logistics, maar het is naar wens aanpasbaar en kan specifiek worden ingesteld voor elk bedrijf. Ontbreekt uw bedrijf aan een geïntegreerd IT-systeem dat u helpt bij klantrelatiebeheer, projectbeheer EN teambeheer? Wilt u uw bedrijf ten goede transformeren en tegelijkertijd uw werknemers EN uw klanten gelukkig maken? Wilt u dat doen op de meest betaalbare, tijdbesparende en handige manier die er is?

Dan is QuoteManager jouw antwoord! Haal de jouwe vandaag nog en ontdek meer over alle coole 4BIS-software!